Nou procediment en relació amb els llibres societaris

En compliment amb allò que estableix l’article 18.1 de la Llei 14/2013 de 27 de setembre, de suport als emprenedors i la seva internalització, «Tots els llibres que obligatòriament hagin de portar els empresaris d’acord amb les disposicions legals aplicables, inclosos els llibres d’actes de juntes i altres òrgans col·legiats, o els llibres registres de socis i d’accions nominatives, es legalitzaran telemàticament al Registre Mercantil després del seu emplenament en suport electrònic i abans de que transcorrin quatre mesos següents a la data del tancament de l’exercici.»

Per tant, tota comunicació que s’hagi de realitzar de forma telemàtica, s’ha d’efectuar abans del dia 30 d’abril del 2015 en relació amb:

• Llibres comptables
• Llibres d’actes relatives a les juntes generals de socis/accionistes
• Si és el cas, llibres d’actes de les reunions de l’òrgan col·legiat
• Llibres de registre de socis o d’accions nominatives

Aquesta comunicació haurà de contenir les actes relatives a les juntes o reunions celebrades durant l’exercici 2014, així com, la relació amb els socis/accionistes de la societat fins 2014. I així succeirà en els anys successius. A continuació detallem la informació segons el tipus de llibres societaris:

LLIBRES COMPTABLES:

Les societats o empresaris amb obligació de legalitzar els seus llibres comptables han de tenir en compte que aquests llibres s’hauran de legalitzar telemàticament dins dels següents quatre mesos des de la data de tancament de l’exercici. A tall d’exemple; per a una empresa que tanca l’exercici amb data 31/12/2014 el termini màxim de presentació serà el 30/04/2015, després d’aquesta data; la legalització constarà fora de termini.

LLIBRES D’ACTES I LLIBRES REGISTRE DE SOCIS I ACCIONS NOMINATIVES:

En aquest sentit, per acomplir el que s’ha exposat, hi ha diverses opcions a seguir en funció de la situació en què es troben els referits llibres:

1. En el cas que la societat tingui legalitzat el llibre d’actes (de la junta general), si escau, el llibre d’actes de l’òrgan collegiat i el llibres de registres de socis o d’accions nominatives, ens trobem amb:
   • Si els llibres d’actes i, si escau, d’òrgans col·legiats estan degudament actualitzats es permet continuar actualitzant el mateix llibre físicament, passant a la seva presentació de manera telemàtica en el moment en que el llibre físic s’acabi.
   • Tant en el cas anterior com en qualsevol altre cas, podria presentar-se davant el Registre Mercantil, telemàticament i sempre abans del 30/04/2015, certificat signat per l’òrgan d’administració de la societat, a fi i efecte de comunicar que s’ha procedit al tancament dels llibres físics i es procedeix a presentar de forma telemàtica (en el mateix moment d’aportar el certificat) les actes relatives a les reunions/juntes celebrades durant l’exercici 2014.
   • En el cas de llibres de registre de socis i d’accions nominatives, es tracta de presentar telemàticament el llibre actualitzat de manera que constin els socis actuals, de manera que haurien de quedar anotades les transmissions efectuades. Tal i com s’ha indicat anteriorment tot abans del 30 d’abril de 2015.
2. En el cas que la societat no disposi dels esmentats llibres, pot ser degut a que mai s’hagin legalitzat o que s’han extraviat. Per això, s’haurà de sollicitar informació davant el Registre Mercantil perquè acrediti si la societat els ha legalitzat en algun moment.
   • En cas que no s’haguessin legalitzat, en el moment de la presentació telemàtica (a efectuar abans del 30/04/2015) s’hauria d’aportar certificat signat per l’òrgan d’administració acreditant que es tracta del primer llibre d’actes de la junta (i, si escau, de l’òrgan col·legiat) i aportar també en aquest moment les actes relatives a juntes/reunions celebrades durant l’exercici 2014.
   • En el cas del llibre de socis, succeirà igual, caldrà aportar certificat en el mateix sentit i s’haurà de presentar telemàticament actualitzat.
   • Per al cas que els llibres s’haguessin extraviat, l’òrgan d’administració haurà d’atorgar davant Notari acta de pèrdua dels llibres socials, i, abans de la referida data 30 d’abril de 2015, aportar telemàticament l’acta de pèrdua juntament amb les actes de les juntes/reunions celebrades el 2014 i, d’altra banda, la mateixa acta de pèrdua juntament amb el registre de socis actualitzat.